Kuinka kauan säilyttää asiakirjoja ja mitä silppua

Paperipaalut ovat tuskaa, ja kodin arkistointijärjestelmän hallinta voi olla hidasta. Joudut kuitenkin ripustamaan joihinkin asiakirjoihin, koska et koskaan tiedä milloin tarvitset niitä.

Kuinka kauan sinun pitää verot, kuitit, tiliotteet ja muut tärkeät asiakirjat säilyttää? Jokainen asiakirjatyyppi on erilainen, joten kannattaa olla varma, että säilytät kaikki paperisi tarpeeksi kauan ennen kuin sytytät silppurin, vaikka luuletkin olevan valmis niiden kanssa.

Ylläpidä toimiva kotirekisteröintijärjestelmä

Yksi avain toimivan kotirekisteröintijärjestelmän luomiseen on vastaanoton paperimäärän vähentämisen aloittaminen. Se voi todella vähentää paperin määrää, joka sinun on silputtava tai arkistoitava. Tämä tarkoittaa päästä eroon roskapostista, liittymistä sähköisiin laskuihin, eikä hyväksy lentolehtisiä, kuponkeja, joita et koskaan käytä, luetteloita, joita et koskaan luke, tai muita efemereitä, jotka sinun mielestäsi joutuvat pitämään kiinni, kun tunnet sinut ei todellakaan.

Jos annat tämän esivalintavaiheen poistua käsistä, saatat todella alkaa kamppailemaan paperin sotkuisuuden kanssa. Se voi jopa päästä pisteeseen, jossa sinusta tuntuu siltä, ​​että saatat varoa sen. Näissä tapauksissa voi olla hyödyllistä tavoittaa ammattilainen, joka opastaa sinut purkautumisprosessin läpi.

Toinen vaihe on varmistaa, että sinulla on hyvä postihallintajärjestelmä. Mitä tehokkaammin käsittelet postia sen saapuessa, sitä harvemmin joudut tekemään suuren istunnon arkistoimisesta, murskaamisesta ja kierrätyksestä.

Asenna sähköinen järjestelmä

Paperihakemistosta eroaminen asettamalla elektroninen arkistointijärjestelmä säästää tilaa ja vapauttaa paperin sotkuisuudesta. Nykyään sähköisessä arkistointijärjestelmässä on paljon järkeä, koska se on helpompaa kuin koskaan.

Aloittamiseksi tarvitset skannerin ja paikan tiedostojen tallentamiseen: tietokoneen kansiojärjestelmän ja varmuuskopion pilvessä, sekä ulkoisen kiintolevyn. Mitä enemmän varmuuskopioita sinulla on - kotona ja muualla -, sitä valmistautuneempana olet ojittamaan kasa paperityötä huolehtimatta siitä, että menetät jotain tärkeätä.

Asenna yleiset kansiot erityyppisille asiakirjoille (esim. Kotitalous, verot, auto, syntymätodistukset jne.). Asiakirjojen tallentamisen ei tarvitse olla liian tarkkaa, koska sähköiset arkistointijärjestelmät ovat haettavissa.

Skannaa sitten jokainen asiakirja ja tallenna se kansioon sisällön mukaan. Anna jokaiselle yksilöivä tiedostonimi kuvaamaan sitä, jotta se löytyy nopeasti tietokoneesi hakutoiminnon kautta. Päivämäärän lisääminen tiedostonimen loppuun voi myös auttaa erottamaan samantyyppiset asiakirjat eri ajanjaksoista. Esimerkiksi sen sijaan, että kutsuisit apuohjelmalaskun apuohjelmaa.pdf, nimeä se hyödyllisyyslauseke-Feb2019.pdf.

Saatavana on myös useita sovelluksia, joiden avulla voit nopeasti tallentaa ja tallentaa erilaisia ​​asiakirjoja. Monia voidaan hallita älypuhelimella tai tablet-laitteella, joten voit päästä eroon paperityöstä (erityisesti kuiteista), kun et ole kotitietokoneesi lähellä.

Kopioiden pitäminen

Tärkeimmistä asiakirjoistasi asiantuntijat suosittelevat useiden kopioiden säilyttämistä. Tämä voi tarkoittaa yhden kopion pitämistä pilvitallennustilassa ja toisen kiintolevyllä. Se voi tarkoittaa myös yhden kopion pitämistä sähköisessä arkistossa ja yhden kokonaiskopion paloturvallisessa kassakaapissa.

Asiakirjat, jotka säilytetään ikuisesti

Joitakin asiakirjoja tulisi säilyttää ikuisesti. Nämä ovat tärkeimpiä, joita saatat tarvita milloin tahansa tulevaisuudessa monista syistä. Varmista, että niitä pidetään turvallisessa paikassa ja että kopio on suojattu säästää paljon aikaa, kun niitä tarvitaan.

• Akateemiset asiakirjat: tutkintotodistukset, tekstikirjoitukset ja mahdolliset työtehtävät, joita voidaan käyttää tulevaisuudessa hakeessaan työpaikkaa.
• Hyväksymisasiakirjat
• Kastetodistukset
• Syntymätodistukset
• Kuolemantodistukset: Voidaan tarvita verotuksessa.
• Ajokortit
• Työllisyysrekisterit: Kaikki lausekkeet, sopimukset, kurinpidolliset asiakirjat ja suoritustarkistukset.
• Avioliitot
• Potilastiedot
• Sotilasrekisterit
• passit
• Eläke- ja eläketiedot
• Sosiaaliturvakortit
• Wills

Tietyn ajanjakson aikana säilytettävät asiakirjat

Kuvittele, että sinulla on koko elämän arvoinen tiliotteita ja laskuja kasattu pöydällesi. Jo vain vuosikymmenen kuluttua tuo pino olisi todennäköisesti törkeästi suuri. On olemassa monentyyppisiä asiakirjoja - lähinnä taloudellisia -, joita sinun tulisi säilyttää tietyn ajan, mutta joita ei tarvitse säilyttää ikuisesti. Sinun on ehkä viitattava niihin kuukausittain tai viikoittain jonkin aikaa, niin niistä tulee vain uusi paperinpuna, joka makaa ympäryksessä.

Hankala osa on tietää, milloin voit päästä eroon tällaisista tietueista. Kaikelle ei ole hyvää vastausta, mutta suositellaan ohjeita sen pohjalta:

• Tiliotteet: Yksi kuukausi
• Laskut: Yksi vuosi kaikista veroihin tai takuisiin liittyvistä asioista; kaikki muut laskut tulee silppua heti, kun ne on maksettu.
• Luottokorttilaskut: Silppu heti, kun maksetaan.
• Kodinsisustuskuitit: Pidä, kunnes koti myydään.
• Sijoitusrekisterit: Seitsemän vuoden kuluttua tilin sulkemisesta tai arvopaperin myymisestä.
• Vuokrasopimukset: Pidä, kunnes muutat ja olet vastaanottanut talletuksesi takaisin vuokranantajalta.
• Palkat ja palkkiot: Yksi vuosi tai kunnes olet saanut W-2-tiliotteesi kyseiseltä verovuodelta.
• Myyntitodistukset: Pidä takuu voimassa koko suurille ostoille, kuten laitteille ja elektroniikalle. Säilytä esimerkiksi päivittäistavaroita ja vaatteita vain kuitti, kunnes tiedät, ettei sitä tarvitse palauttaa tavaroita.
• Verodokumentit: Seitsemän vuotta, mukaan lukien arkistointi ja kaikki mukana olevat asiakirjat, kuten W-2: t ja kuitit.
• Ajoneuvotiedot: Pidä, kunnes vene, auto tai moottoripyörä myydään.

Kuinka päästä eroon asiakirjoista

Asiakirjojen murskaaminen on tärkein tapa suojautua identiteettivarkauksilta. Yleensä on olemassa tiettyjä asiakirjoja, jotka on ehdottomasti silputtava. Tähän sisältyy kaikki, joilla on tilinumero, syntymäaika, tyttönimi, salasanat ja PIN-koodit, allekirjoitukset ja sosiaaliturvatunnukset.

Jos asiakirjat ovat edelleen "aktiivisia" - sinun on pidettävä niitä viitteinä - sijoita ne kotisi arkistointijärjestelmään aiheittain. Silppu vain ne, kun niitä ei enää käytetä.

Mitkä asiakirjat murskataan

Kun olet valmis näiden asiakirjojen kanssa etkä enää tarvitse niitä, silppukaa ne vapaasti:

• ATM-kuitit
• tiliotteet
• Syntymätodistuksen jäljennökset
• Tarkistukset peruutettiin ja mitätöitiin
• Luottokorttilaskut
• Luottoraportit
• Ajokortit (vanhentuneet)
• Työllisyysasiakirjat, joissa on tunnistetietoja
• Vanhentuneet passit ja viisumit
• Sijoitustilien numerot
• Lailliset asiakirjat
• Sijoitus-, osake- ja kiinteistökaupat
• Kohteet, joilla on allekirjoitus (vuokrasopimukset, sopimukset, kirjeet jne.)
• Matkalaukut
• Lääketieteelliset ja hammaslääketieteelliset tiedot
• Sosiaaliturvatunnuksella varustetut paperit
• Salasanat tai PIN-numerot
• Maksa tynkit
• Ennakkohyväksytyt luottokorttihakemukset
• Kuitit tarkistamalla tilinumeroita, luottokorttinumeroita tai muita tunnistetietoja
• Verolomakkeet
• Tunnisteita sisältävät tekstikirjoitukset
• Matkareitit
• Käytetyt lentoliput
• Kommunaatiolaskut (puhelin, kaasu, sähkö, vesi, kaapeli-TV, internet jne.)

Kaiken muun - kuten paperityön - voit vain kierrättää. Varmista, että joustava arkistointijärjestelmä on määritetty, jotta voit pitää nämä asiakirjat tarkastuksessa. On myös hyvä idea tutustua tallennettuihin asiakirjoihin säännöllisesti. Yritä tehdä tämä maksettaessa laskuja, jättämällä veroja tai hoitamalla vastaavaa toistuvaa tehtävää, jotta et unohda ja paperityösi poistuvat käsistä.