Kuinka järjestää kotirekisteröintijärjestelmä 7 vaiheessa



  • Kuinka asettaa paperin arkistointi- ja säilytysjärjestelmä

    belchonock / Getty-kuvat

    Taistelu on todellinen: papereiden ja paperien sotkuisuuden hallinta on kuoppia. Siksi on erittäin tärkeää perustaa helppo, suoritettava kotirekisteröintijärjestelmä, jota todella käytät.

    Kodin arkistointijärjestelmän on oltava joustavaa mukautuakseen elämäntavan muutoksiin, ja sen on oltava yksinkertainen, jotta pidät sitä todella.

    Tämä on viikonloppuhanke. Älä aloita tätä viikon yönä pitkän työ- / koulupäivän jälkeen jne. Aloita tämä lauantaina tai sunnuntaiaamuna aseellisena kupillisella kahvia tai teetä ja tekemällä tämä-tehdään -asenne.

    Mitä tarvitset

    • Arkistokaappi tai -laatikko
    • Riippuvat tiedostokansiot
    • Pöytätiedoston haltija
    • paperisilppuri
    • Kierrätys astia
    • Tiedostokansiot
    • Etiketinvalmistaja tai kynä
  • Kerää kaikki paperisi yhteen paikkaan

    Steve Heap / Getty-kuvat

    Ensimmäinen askel kotirekisteröintijärjestelmän perustamisessa on kaikkien tiedostojen ja paperien sijoittaminen samaan tilaan, jotta voit lajitella, kierrättää ja silputtaa. Kaikella yhdessä paikassa on seuraavat edut:

    1. Se pitää sinut keskittyneenä käsillä olevaan tehtävään : Kun yrität suorittaa tehtävä, josta et ole liian innoissasi (kuten arkistointi), mikä tahansa syy vaeltaa ja aloittaa uusi projekti. Jos sinulla on kaikki tarvikkeet (lueteltu tässä) ja kaikki paperit yhdessä paikassa, sinulla ei oikeastaan ​​ole mitään tekosyyä kuin kaivaa sisään.
    2. Tulet olemaan perinpohjaisempi : Jos pyyhkäisit kodin etuosaan, sinun ei tarvitse toistaa tehtävää muutaman viikon kuluttua, kun löydät unohdetun paperipinoa pesutupaan.

    Muutama paikka etsiä papereita (muut kuin selkeät työpöydän laatikot, arkistokaapit ja postilaatikot):

    1. Olohuone: Papereilla on taipumus kasaantua olohuoneessa, koska meillä ei usein ole aavistustakaan siitä, mitä heidän kanssaan tehdä. Siksi sinun tulee aina laittaa paperit, joihin et ole vielä varma, mitä tehdä, postilaatikkooni.
    2. Laukut : Reput, työlaukut, käsilaukut, kuntosalilaukut ja matkalaukut.
    3. Keittiö : Paperipaaluilla on tapa päästä keittiöön. Tämä johtuu siitä, että keittiö on usein ensimmäinen paikka, johon suuntaan, kun kävelemme oven läpi.

    Valitse hyvä paikka kovalla pinnalla, jolle voit luoda 5 paalua. Tämä voi olla keittiön pöytä, vierashuoneen sänky tai työpöytä, jos se on riittävän suuri. Jos sinulla ei ole riittävän suurta pintaa, myös lattia toimii.

    Jos sinulla on niin monta paperia, että paalut voivat kaatua, käytä säilytysastioita tai jopa pahvilaatikoita. Merkitse ne pitämään ne erillään ja välttämään virheitä, kuten viime vuoden veroilmoitusten vahingossa heittäminen “kierrättämään” -ruutuun.

  • Erota paperisi viiteen luokkaan

    Getty-kuvat

    Sinun on tehtävä päätös jokaisesta paperipalasta. Se menee johonkin näistä 5 kategoriasta:

    1. Toimi: Paperi, johon sinun on ryhdyttävä, ja hävitä se. Älä sekoita näitä siihen, johon viitataan alla olevassa luokassa "kotitalous". Kotitalousasiakirjat arkistoidaan pysyvästi. Toimintotiedostot käytetään kerran ja heitetään sitten pois.
      Esimerkkejä: kutsut, pysäköintiliput, tapaamismuistutukset, kotitehtävät, laskut jne.

    2. Arkisto: Paperi tai asiakirja, johon tarvitset ripustaa, mutta sinun ei tarvitse viitata tai käyttää useampaa kuin kerran tai kahdesti vuodessa.
      Esimerkkejä: veroilmoitukset, sairauskertomukset, akateemiset tiedot, todisteet siitä, että olet osallistunut tuomariston tehtäviin, teot, vuokrasopimukset, sopimukset jne.



    3. Kotitalous: Nämä ovat paperit, joita käytät talosi (ja elämäsi) pitämiseen.
      Esimerkkejä: kuponkeja, reseptejä, käyttöoppaita, kuitit tämän vuoden veroista, asiakirjat tulevasta matkasta jne.

    4. Kierrätys: paperit ja asiakirjat, jotka eivät kuulu mihinkään yllä olevaan luokkaan eivätkä sisällä henkilökohtaisia ​​tietoja.
      Esimerkkejä: Roskapostit, taulukot seminaareista, joista et enää kiinnosta, sanomalehdet, lehdet, vanhat kotitehtävät, joita et tarvitse, käytetyt kirjekuoret jne.

    5. Silppuaminen: paperit ja asiakirjat, jotka eivät kuulu luokkiin 1–3, mutta sisältävät henkilökohtaisia ​​tunnistetietoja.
      Esimerkki: Luottokorttitarjoukset, vanhat tiliotteet, laskut jne.

  • Hylkää ja hylkää asiakirjat ja tiedostot, joita et enää tarvitse

    dra_schwartz / Getty Images

    Suurin kasa kierrätetään. Kierrä ne ensin - tavoitteena on vähentää käsittelemäsi paperimäärä mahdollisimman nopeasti.

    Seuraavaksi silppu murskaimet - tämän tulisi sisältää mikä tahansa, joka tunnistaa sinut nimesi ja osoitteesi ulkopuolella.

    Vaihtoehtoisesti tämä Container Storesta tallennettu ID-rulla on kohtuuhintainen ja käytännöllinen niille, jotka ovat sairaita siitä, että sinulla on silppurin hillo. Tällä tavalla voit leimata vain henkilöllisyystietosi ja kierrättää postit ja asiakirjat henkilökohtaisilla tiedoilla murskaamisen sijasta.

    Nyt kun olet heittänyt roskat, on aika siirtyä perustamaan järjestelmä, joka on:

    1. Helppo käyttää, joten käytät sitä todella;
    2. Riittävä joustavuus mukautumaan elämän muutoksiin ja uusiin hankkeisiin; ja,
    3. Suojattu, joten kun tarvitset löytää jotain nopeasti, voit löytää sen.

    Täällä on kauneutta, että voit jaotella nämä luokat edelleen kotisi tai toimistosi tulevan ja ulos tulevan paperin määrän mukaan.

  • Asenna arkistotiedosto kotisi arkistointijärjestelmää varten

    Carolyn Hebbard / Getty-kuvat

    On melko helppoa päättää, mitkä paperit menevät arkistotiedostoosi. Nämä ovat tärkeimmät omistamasi paperit. He todistavat sinun ja perheesi olemassaolon, maksavat verot, omat kodit ja autot, valmistuneet yliopistoon, voivat matkustaa maasi ulkopuolelle passilla tai viisumilla. Jos olet yrityksen omistaja tai omistat useita kiinteistöjä, tämä tiedosto on vielä suurempi.

    Tässä on luettelo perustiedoista, jotka säilytetään tässä tiedostossa:

    • Veronpalautukset
    • Potilastiedot
    • Akateemiset asiakirjat
    • Todistus palvelustasi tuomariston tehtäviä
    • Deeds
    • vuokrasopimukset
    • sopimuksia
    • passit
    • Sosiaaliturvakortit
    • Työllisyysrekisterit
    • Kastetodistukset
    • Henkivakuutus- / eläkeasiakirjat

    Säilytä nämä paperit tiedostolaatikossa merkittyihin kansioihin. Harkitse tulenkestävän laatikon ostamista, kun olet hankkinut lisää "tavaroita" turvallisuutesi takaamiseksi.

    Pidä usein käyttämäsi tiedostot (aka muutaman kerran vuodessa) edessä. Vastusta kehotusta organisoida tämä tila liikaa, koska jos olet liian tarkka, se todella vaikeuttaa asioiden löytämistä, kun todella tarvitset niitä. Yleensä, jos olet upotettavissa arkistotiedostoosi, tarvitset kyseisen paperin, jotta se olisi mahdollisimman helppoa itsellesi.

    Tässä ovat tärkeät kategoriat:

    • akateeminen
    • Auto
    • työllisyys
    • taloudellinen
    • terveys
    • ID
    • vakuutus
    • Kiinteistöt

    Järjestä ne aakkosjärjestyksessä, mutta pidä ID-tiedosto etukäteen. Tässä on muun muassa syntymätodistus, passi, sosiaaliturvakortti ja kastetodistus. Tässä on myös pidettävä avioliittolupa.

    Näiden papereiden säilyttämiseksi harkitse voimakkaasti korkean turvallisuuden asiakirjalaatikkoa, joka on alle 50 dollaria, mikä on suuri arvo *. Toinen vaihtoehto on korkean turvallisuuden reseptilaatikko. Tämä on suunniteltu lääketieteellisiin tarvikkeisiin, mutta siinä voisi helposti olla useita häviämättä jääviä papereita.

    Voit määrittää oman DIY-tiedoston tai käyttää FileSolutions-kotitiedostojärjestelmää.

    * Jos kadotat nämä tiedostot, maksat paljon, paljon enemmän kopioiden saamiseksi rekisterinpitäjiltä, ​​kaupunkien virkamiehiltä, ​​akateemisilta laitoksilta jne., Joten 50 dollaria on kannattava, älykäs sijoitus.

  • Järjestä kotitiedosto

    Sappington Todd / Getty Images

    Tässä on hyvä nyrkkisääntö siitä, mitä sinun tulisi tallentaa kotitiedostoosi: Kaikki mitä tarvitset tulevaisuudessa, mutta sinun ei tarvitse ryhtyä toimiin tällä hetkellä, mikä ei kuulu arkistotiedostoosi. Käytä omaa kotitaloutetiedostoasi (kutsutaan kotitaloustyökirjaksi) esimerkkinä, niin saat paremman kuvan siitä, mitä tähän tiedostoon tallennetaan ja mitä ei.

    Ensin loimme tiedostolaatikon tai roskakorin sijasta kansion, jossa on osiot ja sitten taskut, jotta voidaan tallentaa esimerkiksi kuponkeja ja lahjakortteja. Voit käyttää sideainetta ja sillä voi olla osioita seuraaviin:

    • Kuponkeja / Groupons
    • Lahjakortit
    • Asiakirjoja tulevista matkoista / matkoista
    • Olen lähettänyt alennuksia ja odotan vastaanottavani palautukseni
    • Kuitit isoista lippuista, kuten laite tai iso huonekalu
    • Pidä tasku kaikista palkintokorteistasi
    • Muistiinpanot ja viitemateriaalit tuleville projekteille, joissa työskentelet
    • reseptit *
    • Verojen kuitit
    • Auton / kodin / vuokralaisen vakuutukset

    Voisit todennäköisesti vain skannata suurimman osan näistä Evernote-tilille, mutta kun tarvitset niitä, sinun on tulostettava se uudelleen. Joten arkistoi se tähän muistikirjaan ja kutsu sitä kotitaloustyökirjaksi.

    * Pidä erillinen tiedosto resepteistä, jotka haluat palauttaa joskus, mutta et ole.

  • Asenna toimintotiedosto

    Utamaru Kido / Getty Images

    Toimintotiedosto on paperit, jotka sinun on ryhdyttävä toimiin ja hävitettävä. Kaikki asiakirjat tai paperit, jotka on arkistoitava pysyvästi tai pitkäksi ajaksi (yli kuukaudeksi), kuuluvat todennäköisesti kotitaloustiedostoosi.

    Toimintotiedostot ovat:

    • Käytetään kerran ja sitten hävitetään; tai,
    • Tiedostot, joihin odotat toimia.

    Käytä laatikkoa erityisesti näiden papereiden pitämiseen, ja suosittelemme tätä ruutua. Valitse oranssi, koska se on räikeä väri ja ajattelu on, että saat sinut käymään laatikon läpi ainakin kerran viikossa. Tämä voi myös kaksinkertaistua postilaatikostasi postien hallintaa varten.

    Tässä on esimerkkejä siitä, mitä sinun pitää säilyttää toimintotiedostossa:

    Saapuva posti:

    • Kaikki postissa saamasi tiedostot sisältyvät tähän tiedostoon
    • Kaikki paperit, jotka joku antaa sinulle tai tartut ja työnnät käsilaukkuusi, menevät tänne

    Kalenterikohteet:

    • Kutsu tuleviin tapahtumiin ja kaikki mukana tulevat ohjeet tai vastauskortit
    • Maksettavat laskut ja silppuamalla tai kierrättämällä
    • Lupa liukua allekirjoittamaan
    • Nimitysmuistutukset

    Maksettavat kohteet:

    • Pysäköintiliput maksaa
    • Maksettavat laskut

    Tuotteet, joita odotat:

    • Kuitit kaikesta, jonka olet äskettäin ostanut, jos päätät palauttaa. Esimerkiksi, jos saat paketin Amazonista, heitä pakkausluettelo tähän laatikkoon, jos tuotteet eivät toimi ja sinun on palautettava se. Sama muille vastaanotetuille paketeille.
    • Kuitit kaikesta mitä odotat. Jos esimerkiksi lähetit laskun vakuutusyhtiöllesi ja odotat korvausta, se sisältyy tähän tiedostoon. Jos olet palauttanut jotain ja odotat, että hyvitys näkyy tiliotteessasi tai luottokorttilaskussani, se kuuluu tähän ruutuun.

    Voit jakaa tämän tiedoston useampiin luokkiin, mutta on helpompaa vain heittää kaikki ruutuun ja käydä sen läpi kerran, kaksi tai kolme kertaa viikossa. Tässä vaiheessa voit kierrättää tai silppua kaiken, mitä et enää tarvita, arkistoida kaikki arkistoon tai kotitaloon kuuluvat ja toimia kaiken, mihin on vastattava. Tavoitteena on pitää tämä tiedosto mahdollisimman pienenä.

    Temppu on, että sinun täytyy käydä läpi tämä tiedosto vähintään kerran viikossa, mieluiten useammin. Suosittelemme, että lisäät tämän tehtävän henkilökohtaiseen viikoittaiseen organisointiin, tällä tavalla arkistoit ja säilytät suhteellisen pienen määrän papereita kerran viikossa sen sijaan, että kirjoitat

Lue Seuraava

5 Kaapelinhallinnan salaisuudet