Kuinka hallita postiasi 5 vaiheessa

Viestien hallinnan oppiminen on yllättävän pelottava organisointitehtävä, koska et voi vain järjestää postia visuaalisesti. Jokainen asiakirja on luettava ja koskettava tiedostojen tallentamiseksi tai hylkäämiseksi. Paras tapa vankkaan hallintaan on vähentää kotiisi tulevan paperin määrää. Lue lisätietoja sähköpostin hallinnasta neljässä vaiheessa.

• Dump Roskakori

  

  Vähennä vastaanottamasi postimäärää pysäyttämällä sisään tulevan roskapostin lähetys.

  Vannon, jos olen koskaan kadonnut, J Crew -luettelo löytää minut ensin. Vastaanotetun roskapostin määrän vähentäminen vähentää aikaa, jonka vietät sähköpostisi hallintaan. Vähemmän postia = vähemmän aikaa.

  Bonus: Se on hyvä ympäristölle.

• Aikataulu

  

  Suurin osa ihmisistä lajittelee postin kautta kävellessään ovella työn jälkeen ja pysähtyy usein keskelle laittaakseen turkinsa tai kääntääkseen huomionsa päivälliselle. Vastusta halua hallita postia, kunnes sinulla on aikaa ja huomiota tähän tehtävään.

  Syyt:

  1. Jos lajittelet matkalla ovelle, todennäköisesti et ole valmis hallitsemaan postiasi tuolloin. Tarvitset oikeat työkalut (alla) ja huomion päättääksesi kuinka käyttää tai hävittää jokaista kappaletta.
  2. Älä koskaan kosketa paperia useammin kuin kerran, jos sinulla ei ole. Siksi paperinhallinta on niin uuvuttava: joudut lukemaan sen joka kerta! Odota, kunnes olet valmis hallitsemaan ja hävittämään.

  Aikataulu joko päivittäin tai kerran viikossa postin järjestämiseen.

• Työkalut

  

  Sinulla on oikeat työkalut hävittää, kierrättää tai vastata viesteihisi.

  Ei mitään hienoa, mutta seuraavilla on:

  1. Silppuri - Kaikki, joka sisältää tunnuksesi ja nimesi ja osoitteesi ulkopuolisia tietoja, tulisi silppua heti.
  2. Kierrätyslokero - Suurin osa postista voidaan kierrättää välittömästi (ajattele: kuponkeja, kansiota, ilmoituksia).
  3. Arkistointijärjestelmä ja kalenteri - sähköpostin kanssa, johon sinun on ryhdyttävä toimimaan heti tai tulevaisuudessa.

  "Kädellä" tarkoitan todella käsillä. Älä säilytä silppuria ja kierrätysastiaa erillisissä huoneissa. Hallinnän postini seisovan sekä kierrätyslokeron että silppurin yläpuolella, ja tuon sitten toimintani tarvitsevan postin työpöydälleni, jossa on kalenterini ja työpöytärekisteröintijärjestelmä. Suosittelen erillistä pöydän ylälaatikkoa sekä arkistoarkistoa postin järjestämistä varten.

• Perusta järjestelmä

  

  
  
  Jokaiselle postilähetykselle on 3 'lopppelit':

  1. Toimi - Mail, joka sinun on ryhdyttävä toimiin heti tai lopulta. Tällainen posti jaotellaan edelleen luokkiin, kuten arkisto / viite, vastaus, toiminta jne.
  2. Kierrätä - Roskapostit, joilla ei ole sinulle arvoa ja joilla ei ole nimesi ulkopuolella tunnistetietoja.
  3. Silppu - postia, jonka tunnisteella on nimesi ja osoitteesi lisäksi muita tunnistetietoja. Näihin sisältyvät sosiaaliturvatunnukset, syntymäajat, luottokorttitarjoukset jne. Etkö ole varma, pitäisikö sinun kierrättää tai silppua? Katso kohtaa Mitä silppua ja lue lisää identiteettivarkauksista: Kuinka suojautua itsesi identiteettivarkauksilta.

• Pidä se

  

  Muutamalla tavalla voin pitää tämän yllä:

  • Jokainen musta perjantai (se on päivä kiitospäivän jälkeen), kun kaikki muut ovat poissa ostoksista, kerän kaikki luettelot, joita en enää halua vastaanottaa, ja soitan heille peruuttaaksesi.
  • Seuraa viikoittaista järjestämisohjelmaa, jossa hoitamme postia viikoittain.
  • Voit lukea lisää siitä, kuinka hallinnan postia päivittäin.