Työskenteletkö yrityksessä, jolla on usein kokouksia? Mietitkö koskaan, mitä sinun pitäisi tehdä ja mitä pidetään asianmukaisena käyttäytymisenä näissä kokouksissa? Pelkäättekö osallistua kokouksiin, koska pelkäätte, että saatat tehdä faux-pasin, joka voi vaarantaa aseman tai etenemismahdollisuudet?
Tyypillisesti esimiehet, tiiminvetäjät tai yritysjohtajat pidättävät oikeuden aloittaa yrityskokouksia, kun he tuntevat tarpeen. Olipa kyse säännöllisesti järjestetyistä tapahtumista vai kutsutaan tiettyyn tarkoitukseen, kaikkien osallistuvien tulee noudattaa asianmukaisia yritysetiikkaohjeita.
Johtaja
Ennen kokousta on välttämätöntä järjestää kaikki, jotta et tuhlaa kenenkään arvokasta aikaa. Haluat sen toimivan niin sujuvasti ja aikataulussa kuin mahdollista, mutta silti jätä aikaa kysymyksiin ja palautteeseen, jos mahdollista. Tärkeintä on osoittaa kunnioitusta kaikille asianosaisille.
Tässä on joitain suositeltuja ohjeita:
- Pidä kirjallinen esityslista loogisella järjestyksellä ja realistisilla ajoilla. Jos aikaa ja resursseja sallii, lähetä kopiot kaikille osallistujille.
- Lähetä kutsu mahdollisille osallistujille mahdollisimman monilla kokouksen yksityiskohdilla, mukaan lukien sijainti, alkamisaika, toimittamisaika ja lopetusaika.
- Aloita ystävällisellä tervehdyksellä ja kerro kaikille, milloin on mahdollista kysyä kysymyksiä.
- Ota vettä palkintokorokkeelle tai huoneen etuosaan ja siemaile sitä aiheiden välillä tai kun joku muu puhuu.
- Sinun ei tarvitse kirjoittaa puhetta sanatarkasti, mutta muistiinpanoissa tulisi ainakin olla luettelomerkit. Jos et tee niin, voit hypätä ympäri aiheita toisiin ja kadottaa sanomasi. Tämä voi hukkaa aikaa ja jättää osallistujat miettimään kokouksen kohtaa.
- Ole tietoinen osallistujien kehon kielestä. Jos huomaat, että ihmiset menettävät kiinnostuksensa, keskeytä ja tarkista itsesi varmistaaksesi, että et toista tietoja tai viettää liian paljon aikaa asialle, joka ei ole merkityksellistä.
- Pidä muutama anekdootti pitämään kokous mielenkiintoisena. Älä kuitenkaan kerro sopimattomia vitsejä, joissa on jopa vihje seksismille, rasismille tai muulle, joka voi loukkaa muita.
- Älä koskaan varasta muiden ideoita ja kutsu niitä omiksi. Antakaa muille aina ideoita ja onnistuneita tehtäviä.
- Vaikka onkin hyvä liikkua vähän, älä etene edestakaisin huoneen etuosan yli. Tämä saa sinut näyttämään hermostuneelta.
- Ole kysymys- ja vastausjakson aikana hiljainen, kunnes kysyjä lopettaa ennen vastaamista. Jos et ymmärrä kysymystä, pyydä häntä toistamaan se tai selittämään kysely tarkemmin.
- Jos joku näyttää vihaiselta tai vihamieliseltä, pidä viileänä ja pyydä henkilöä keskustelemaan asiasta myöhemmin.
- Lopeta kokous aikaisin, jos mahdollista. On parempi, että se on lyhyempi kuin kadottaa läsnä olevien huomio.
Osallistujat
Jokaisen kokoukseen kutsutun tulee osallistua, elleivät olosuhteet salli. Jos tiedät kokouksesta etukäteen, harkitse lisäaikaa henkilökohtaisen hoitotuotteesi kanssa osoittaaksesi kunnioitusta kaikille osallistuville esimiehille. Pukeudu sopivasti yritystasolle.
Kokouskäytäntövihjeet:
- Jos sinua pyydetään lähettämään vahvistusviesti, tee se heti, kun kirjoitat kokouksen kalenteriin.
- Tule esiin ajoissa. Saa sinne muutaman minuutin aikaisin, jos mahdollista.
- Tarkista matkapuhelimesi ja varmista, että se on hiljainen tai sammutettu. Älä koskaan lähetä tekstiviestejä kokouksen aikana, ellei johtaja pyytä sinua tietyn henkilön saamiseksi.
- Jos tarjoillaan virvokkeita, juoma on hyväksyttävää. Ellei kaikki muut syö, odota kuitenkin välipalan jälkeen, kun kokous on ohi.
- Jos tämä on lounaskokous, tuo ruokasi pöydälle ja syö se mahdollisimman hiljaisesti ja kiinnittämättä huomiota itseesi.
- Älä keskustele tai vaihda muistiinpanoja muiden osallistujien kanssa. Tämä on erittäin häiritsevää ja voi antaa vaikutelman, että et ota työtäsi niin vakavasti, että kiinnität tarkkaan huomiota keskusteluihin.
- Jos sinua kutsutaan, vastaa mahdollisimman suoraan. Kun et tiedä vastausta, pyydä anteeksi ja ole rehellinen. Mikään vastaus ei ole parempi kuin väärä.
- Kiitos kokouksen jälkeen puhujalle.
- Älä viipy kokoushuoneessa pidempään kuin on tarpeen. Hangouttaminen tekee sinusta tuntemattoman, etkä halua, että pomo luulee käyttäväsi kokousta välttääksesi velvollisuuksiasi.
Kokoukset ravintolassa
Joskus kutsutaan lounaskokous, ja se voidaan pitää ravintolassa. Vaikka tämä on poissa toimistosta, muista, että olet vielä töissä.
Lisää kokousvinkkejä ravintolakokouksiin:
- Älä koskaan unohda pöydän tapojasi.
- Käsittele ateriahäiriöitä armossa ja hyvällä tavalla.
- Käytä asianmukaisia välineitä. Jos olet epävarma, mikä haarukka kulkee kunkin kurssin kanssa, seuraa kokousta johtavaa henkilöä.
- Jos olet buffetravintolassa, tiedä asianmukaiset tapoja auttaa itseäsi.
- Noudata sormenruoka-aineiden syömistä koskevia asianmukaisia ohjeita.